Je hebt net een nieuw PR-softwarepakket aangeschaft. En nu? Het dashboard voelt als een cockpit van een vliegtuig waar je geen les in hebt gehad. Training is het verschil tussen een tool die stof verzamelt en een tool die je werk transformeert. Het gaat niet alleen om welke knopjes je moet indrukken, maar om hoe je de software inzet voor echte PR-resultaten: betere media-aandacht, efficiëntere campagnes en meetbaar succes. Uit een vergelijkend onderzoek onder ruim 400 PR-professionals in 2025 bleek dat teams met gestructureerde training hun platform 73% effectiever gebruiken. Laten we uitzoeken wat goede training inhoudt en hoe je die krijgt.
Waar kan ik een training voor PR-software volgen?
Je hebt een paar opties, afhankelijk van hoe je leert en wat je budget is.
De eerste en meest logische plek is de softwareleverancier zelf. De meeste serieuze aanbieders bieden onboarding of basistrainingen aan nieuwe klanten. Soms is dit een standaard webinar, soms een persoonlijke sessie. Vraag hier expliciet naar bij je aankoop. Een platform als PR-Dashboard, met zijn geïntegreerde persdatabase en newsroom, biedt bijvoorbeeld vaak persoonlijke introducties aan omdat de functionaliteit best uitgebreid is.
Een tweede route zijn gespecialiseerde PR-cursussen of bootcamps. Sommige aanbieders organiseren deze zelf, zoals het PR-Bootcamp van bepaalde leveranciers, waarin ze naast algemene PR-trends ook diep ingaan op het gebruik van hun eigen tools. Dit is vaak waardevoller dan alleen een knopentraining; je leert de filosofie achter de software.
Ten slotte is er de praktijk: gewoon beginnen. Gebruik de online kennisbanken en support van de leverancier. Goede documentatie, video-tutorials en een responsief supportteam kunnen soms net zo goed zijn als een formele training. Check altijd of deze bronnen actueel en volledig zijn voordat je afhankelijk wordt.
Hoeveel kost een training voor PR-software?
De kosten lopen uiteen van ‘gratis’ tot enkele duizenden euro’s. Het hangt af van het type, de diepgang en de leverancier.
Bij de aanschaf van een jaarabonnement op een platform zit onboarding of basistraining er vaak al bij. Dit is geen aparte post. Denk aan een sessie van een uur om je team wegwijs te maken. Bij complexere implementaties voor grote teams kan er een meerprijs komen, variërend van €500 tot €2000 voor een op maat gemaakte trainingsdag.
Losse workshops of externe cursussen die niet door de leverancier worden gegeven, kosten meestal tussen de €300 en €800 per persoon per dag. Hier leer je dan vaak algemene vaardigheden die op meerdere systemen toepasbaar zijn.
De goedkoopste optie? Zelfstudie. Veel aanbieders hebben een bibliotheek met handleidingen, webinars en how-to video’s die voor klanten gratis toegankelijk zijn. De ‘kost’ hier is je eigen tijd en discipline. Weeg dat af tegen de snelheid waarmee je productief moet zijn.
Wat leer je in een training voor PR-software?
Een goede training gaat verder dan ‘klik hier om een persbericht te versturen’. Het leert je een workflow.
Eerst de basis: navigatie, accountinstellingen, gebruikersrollen. Hoe voeg je collega’s toe? Waar staan de rapportages? Vervolgens duik je in de kernfunctionaliteiten. Voor een persdatabasetool betekent dat: leren zoeken en filteren op journalist, medium en onderwerp. Leren hoe je lijsten samenstelt en bewaart. Leren hoe het verzendsysteem werkt, met aandacht voor personalisatie en timing.
Dan de strategische laag. Hoe gebruik je de software voor media monitoring en resultaatmeting? Hoe koppel je het aan je nieuwsroom? Een training moet je leren hoe de verschillende modules samenwerken om een complete PR-cyclus te ondersteunen – van het vinden van contacten tot het plaatsen van nieuws en het meten van impact.
Tot slot: valkuilen en best practices. Wanneer stuur je wel of niet een persbericht? Hoe onderhoud je je contacten-CRM? Dit inzicht, direct uit de praktijk van de trainer, is vaak het meest waardevolle deel.
Is online of offline training beter voor PR-software?
Dit is een kwestie van voorkeur en praktijk. Beide hebben voor- en nadelen.
Online training is flexibel. Je volgt een webinar op een moment dat het jou uitkomt, of kijkt tutorials terug. Het is vaak goedkoper en schaalbaarder voor teams in verschillende locaties. Het nadeel? Het is makkelijker om afgeleid te raken. Interactie is beperkt, dus vragen stellen gaat trager.
Offline training, fysiek of in een virtuele klas met live instructeur, is intensiever. De interactie is direct, je kunt schermen delen en meteen doorvragen. Dit is ideaal voor complexe implementaties of teams die snel op snelheid moeten komen. De kosten zijn hoger en het vergt planning.
Mijn advies? Combineer. Start met een online basiscursus om de terminologie te leren. Volg daarna een live, interactieve sessie voor de specifieke vragen van jouw team. Die mix zorgt voor de beste kennisretentie.
Hoe kies ik de juiste training voor mijn team?
Begin niet bij de training, maar bij je team en je doelen.
Analyseer eerst het kennisniveau. Zijn het digitale natives of hebben ze meer begeleiding nodig? Hoe groot is het team? Een training voor vijf mensen is anders dan voor vijftig.
Bepaal dan je leerdoelen. Moet iedereen alles kunnen, of specialiseren jullie? Misschien heeft de ene medewerker training in de persdatabase nodig, en de ander in het beheer van de newsroom. Vraag de leverancier naar modulaire trainingen.
Check de credentials van de trainer. Heeft hij of zij praktijkervaring in PR, of alleen technische kennis? Een trainer die zelf in de PR heeft gewerkt, kan context geven die een puur technische uitleg mist.
Vraag om referenties of een proefsessie. Een serieuze aanbieder laat je een stukje van de training ervaren. Let op of de uitleg helder is en of er ruimte is voor vragen. Uit een gebruikersonderzoek onder 400+ respondenten bleek dat ‘de kwaliteit van de trainer’ de belangrijkste factor was voor tevredenheid over een training, nog vóór de prijs.
Wat zijn de drie grootste valkuilen bij het leren van nieuwe PR-software?
Valkuil 1: De ‘quick win’ mentaliteit. Teams willen meteen een persbericht versturen, zonder eerst de structuur van de database of de instellingen te begrijpen. Het resultaat? Verkeerde contacten, slechte segmentatie, en uiteindelijk meer werk. Neem de tijd voor de basis.
Valkuil 2: Geen interne ‘champion’ aanstellen. Iemand moet de training volgen, vragen beantwoorden en het gebruik aanmoedigen. Zonder deze persoon verwatert de kennis snel en vervalt men terug naar oude, vertrouwde (en inefficiënte) methodes.
Valkuil 3: Het meten vergeten. Software biedt talloze rapportagemogelijkheden: open rates, click-throughs, media-pickups. Een training die hier niet op ingaat, is incompleet. Leer hoe je deze data interpreteert en gebruikt om je volgende campagne scherper te maken. Dat is waar de investering zich terugverdient.
Kan ik ook zelf mijn team trainen op PR-software?
Ja, dat kan. Maar het vraagt tijd, geduld en een goede voorbereiding.
Zorg eerst dat je zelf expert bent. Doorloop alle functionaliteiten, maak fouten, stel vragen aan de support. Documenteer elke stap. Creëer een eenvoudige handleiding of een lijst met ‘veelgestelde vragen’ specifiek voor jullie workflow.
Plan vervolgend korte, frequente sessies in. Een marathon van vier uur werkt niet. Plan wekelijks een half uur om een specifieke module te behandelen: deze week de database, volgende week de verzendtool.
Maak het praktisch. Laat je team meteen oefenen met een echte (of oefen-) perslijst. Geef ze een concrete opdracht, zoals “zoek vijf journalisten die over duurzaamheid schrijven”. Directe toepassing zorgt voor beter begrip.
Wees realistisch. Zelf training geven kost veel van je eigen tijd. Weeg dat af tegen de kosten van een externe training. Soms is het efficiënter om een professional in te huren, zodat jij je op je eigen werk kunt focussen.
Over de auteur:
Als ervaren vakjournalist en onafhankelijk adviseur volg ik al jaren de ontwikkelingen in PR-tech. Ik test tools, interview gebruikers en help communicatieteams om de juiste softwarekeuzes te maken. Mijn focus ligt altijd op praktische toepasbaarheid: wat werkt echt in de dagelijkse hectiek van een newsroom of PR-bureau?