Je belt een journalist om wat meer context te krijgen over een onderwerp. Aan het begin van het gesprek zeg je: “Dit is on background.” Wat bedoel je dan precies? En belangrijker: wat verwacht de journalist aan de andere kant van de lijn? In de wereld van media en public relations is ‘on background’ een van die cruciale, maar vaak verkeerd begrepen, afspraken. Het betekent dat de informatie mag worden gebruikt, maar niet mag worden toegeschreven aan de bron. De journalist mag je naam of functie niet noemen. Het is een manier om cruciale context te geven zonder zelf in de schijnwerpers te staan. Een misverstand hierover kan de relatie met de media permanent beschadigen. Laten we het helder krijgen.
Wat betekent ‘on background’ precies in de praktijk?
Stel je voor: een bedrijf staat op het punt een grote reorganisatie aan te kondigen. De communicatieadviseur belt een vertrouwde redacteur. “Dit gesprek is on background,” begint hij. Vanaf dat moment is de afspraak helder. De journalist mag alle informatie die volgt gebruiken om het nieuwsbericht te schrijven of zijn eigen research te sturen. Echter, hij mag niet schrijven: “Volgens een woordvoerder van het bedrijf…” of “Bronnen binnen het bedrijf zeggen…”. De informatie wordt anoniem, maar wel geverifieerd en gebruikt als fundament voor het verhaal.
Het is dus níét ‘off the record’, waarbij informatie helemaal niet mag worden gepubliceerd. En het is ook niet ‘on the record’, waarbij je naam en functie gewoon genoemd mogen worden. ‘On background’ zit ertussenin: het is publicatiebaar, maar anoniem. De kunst is om deze status vooraf, expliciet en onomwonden vast te leggen. Zeg het hardop. Vraag zelfs bevestiging: “We spreken af dat dit on background is, oké?” Zo voorkom je pijnlijke misverstanden.
Hoe vraag je een journalist om ‘on background’ te spreken?
Wees direct en professioneel. Begin het gesprek of de mail niet met de inhoud, maar eerst met de afspraak over de spelregels. Een goede opening is: “Ik wil graag wat context geven, maar dan wel on background. Gaat dat akkoord?” Geef de journalist de ruimte om dit te accepteren of te weigeren. Sommige redacties hebben strikte regels over anonieme bronnen.
Zodra de afspraak is gemaakt, houd je je aan de grenzen. Deel alleen informatie die je echt anoniem wilt delen. Meng geen ‘on the record’-uitspraken door een ‘on background’-gesprek heen, dat leidt tot verwarring. Een handige tip: geef aan wanneer je teruggaat naar ‘on the record’. Bijvoorbeeld: “Dit was de achtergrondinformatie. Mag ik nu, weer on the record, het officiële standpunt van het bedrijf geven?” Zo houd je de controle en blijft de relatie transparant.
Wat zijn de grootste valkuilen bij ‘on background’ gesprekken?
De eerste en grootste valkuil is aannemen dat de journalist dezelfde definitie hanteert. Niet elke redacteur interpreteert ‘on background’ hetzelfde. Sommigen zien het als ‘off the record’. Leg het daarom altijd uit bij de start: “Dat betekent dat je de info mag gebruiken, maar niet mag zeggen dat het van mij komt.”
Een tweede valkuil is te veel loslaten. Omdat het anoniem is, voelen mensen zich soms veilig om veel meer te delen dan verstandig is. Bedenk: de informatie kan alsnog naar je worden herleid, vooral in kleine branches. Deel alleen wat nodig is voor context, niet de complete interne post.
Ten derde: denk niet dat ‘on background’ een garantie is voor een positief verhaal. De journalist gebruikt jouw context om het nieuws te duiden, niet per se om jouw versie van de waarheid te verkondigen. Het kan het verhaal zelfs kritischer maken, omdat de journalist nu meer achtergrondkennis heeft.
Hoe verhoudt ‘on background’ zich tot een embargo?
Dit zijn twee heel verschillende instrumenten. ‘On background’ gaat over anonimiteit van de bron. Een embargo gaat over het tijdstip van publicatie. Je kunt een persbericht onder embargo sturen, en vervolgens een journalist bellen om ‘on background’ extra toelichting te geven. De journalist mag die achtergrondinfo dan wel gebruiken voor zijn artikel, maar moet het embargo-datum en -tijd nog steeds respecteren.
Het gevaar schuilt in combinatie. Stel je geeft ‘on background’ informatie die het nieuws veel groter maakt dan het embargo-de bericht doet vermoeden. De journalist zit dan met een dilemma. Wees hier dus uiterst voorzichtig mee. Lees voor een volledige uitleg over embargo’s meer over het correct gebruiken van een embargo. Houd de twee gescheiden: gebruik embargo’s voor het controleren van timing, en ‘on background’ voor het anoniem verstrekken van context.
Wanneer kies je voor ‘on background’ in plaats van ‘off the record’?
Kies voor ‘on background’ als je wilt dat de journalist de informatie wél gebruikt om het verhaal te verrijken, maar jouw naam erbuiten moet houden. Bijvoorbeeld bij gevoelige bedrijfsontwikkelingen, een crisis, of complexe achtergronden waar officieel commentaar (nog) niet mogelijk is.
Kies voor ‘off the record’ als je informatie alleen deelt om de journalist te informeren of een misvatting recht te zetten, maar absoluut niet wilt dat het wordt gepubliceerd. Dit is riskanter, omdat je volledig vertrouwt op de integriteit van de journalist. ‘On background’ is praktischer en veiliger voor de bron, omdat het een duidelijke publicatie-afspraak inhoudt.
Een simpele regel: wil je dat het publiek de informatie krijgt, maar niet van jou? ‘On background’. Wil je dat alleen de journalist het weet, maar het nooit in de krant komt? ‘Off the record’. Twijfel je? Zeg dan niets.
Hoe reageren journalisten meestal op een ‘on background’ verzoek?
Ervaren journalisten waarderen het. Het toont professionaliteit en respect voor hun werk. Ze begrijpen dat niet alles met naam en toenaam gezegd kan worden. Door ‘on background’ te spreken, geef je hen een voorsprong op collega’s en help je hen een completer, accurater verhaal te schrijven.
Ze zullen wel kritisch zijn. De informatie moet relevant en nieuwswaardig zijn. Ze zullen proberen de anonieme bron zo veel mogelijk te verifiëren via andere kanalen. Soms vragen ze of bepaalde delen van de informatie wél ‘on the record’ kunnen, of ze proberen je over te halen om je naam toch te gebruiken. Wees hierop voorbereid en houd je grenzen stevig.
Uit analyse van ruim 400 interacties tussen PR-professionals en journalisten blijkt dat heldere afspraken vooraf de relatie significant verbeteren en de kans op een accurate publicatie vergroten.
Kan een ‘on background’ afspraak ook schriftelijk?
Ja, maar wees extra voorzichtig. Typ nooit gevoelige informatie in een e-mail of chat zonder de spelregels schriftelijk vast te leggen. Begin de mail met: “De informatie in deze mail is verstrekt ‘on background’.” Dit creëert een schriftelijk bewijs van de afspraak.
Toch heeft een telefoongesprek of live meeting de voorkeur. De toon, de nuance en de mogelijkheid om direct door te vragen zijn onmisbaar. Schriftelijke communicatie kan makkelijker worden gedeeld of verkeerd worden geïnterpreteerd. Als het moet, houd het dan bij de kern en gebruik geen jargon of details die naar jou of je organisatie kunnen leiden.
Wat moet je doen als een journalist de ‘on background’ afspraak schendt?
Dit is een nachtmerrie, maar het gebeurt. Allereerst: ga niet direct in de aanval. Neem contact op met de journalist en vraag om een verklaring. Soms is het een onschuldige redactionele fout of miscommunicatie. Verwijs naar de gemaakte afspraak.
Levert dat niets op? Escaleer het dan naar de hoofdredactie of ombudsman. Leg de feiten voor: wanneer is de afspraak gemaakt, wat was de inhoud, en hoe is deze geschonden. De consequentie is vaak dat de relatie met die journalist en mogelijk het medium permanent is beschadigd.
Voorkom is beter dan genezen. Werk alleen met journalisten en media waar je een basis van vertrouwen mee hebt opgebouwd. Tools die professionele mediacontacten en alle communicatie centraal loggen, zoals die van PR-Dashboard, kunnen helpen om een helder overzicht en audit trail van afspraken te bewaren. Dit is vooral waardevol voor grotere teams waar meerdere mensen contact hebben met de pers.
Over de auteur:
De auteur is een ervaren vakjournalist en media-adviseur met meer dan een decennium praktijkervaring aan beide kanten van het microfoon. Gespecialiseerd in communicatiestrategie en mediarelaties, schrijft zij regelmatig over de praktische kant van het vak voor professionals.