Je hebt het vast wel eens gehoord: een journalist zegt “dit is off the record”. Maar wat betekent dat precies? En wat zijn de gevolgen als je als pr-manager of woordvoerder ja knikt? Het is een van de meest misbruikte en misverstane afspraken in de mediawereld. Een onduidelijk ‘off the record’ gesprek kan je organisatie enorm schaden. Dit artikel legt uit wat het wel en niet is, welke varianten er zijn en hoe je jezelf beschermt. Want kennis is macht, vooral als je met journalisten praat.
Wat betekent ‘off the record’ eigenlijk precies?
Laten we meteen met de deur in huis vallen: ‘off the record’ betekent dat de informatie die je deelt niet voor publicatie mag worden gebruikt. Punt. De journalist mag het niet citeren, niet naar je verwijzen en mag de informatie ook niet gebruiken om andere bronnen te vinden (‘doorbriezen’). Het is een stilzwijgende overeenkomst van vertrouwen. Maar hier gaat het vaak mis. Veel mensen denken dat ‘off the record’ betekent dat de journalist het wél mag gebruiken, maar zonder je naam te noemen. Dat is onjuist. Dat valt onder ‘on background’ of ‘niet voor attributie’. Als je zegt ‘dit is off the record’, zeg je eigenlijk: “Dit gesprek heeft nooit plaatsgevonden.” De informatie bestaat niet voor de journalist. Houd dat scherp voor ogen. Het is een krachtig, maar gevaarlijk instrument.
Wat is het verschil tussen off the record, on background en deep background?
Journalisten en bronnen gebruiken verschillende ‘levels’ van vertrouwelijkheid. Het is cruciaal om het verschil te kennen, anders sta je voor verrassingen. Off the record, zoals gezegd, is het sterkst: geen gebruik, punt. On background (of ‘niet voor attributie’) betekent dat de journalist de informatie wél mag gebruiken, maar niet mag zeggen wie de bron is. Je wordt dan omschreven als ‘een ingewijde’, ‘een betrokkene’ of ‘bronnen binnen het bedrijf’. Dit is een veelgebruikte modus voor gevoelige context. Lees hier meer over ‘on background’ gesprekken. Deep background gaat nog een stap verder. De informatie mag worden gebruikt, maar zelfs de manier waarop de journalist aan de info kwam (dus via een bron) mag niet blijken. Het wordt puur onderdeel van het algemene journalistieke onderzoek. Spreek dit altijd expliciet en vóór het gesprek af. Nooit achteraf.
Kan een journalist zich zomaar terugtrekken uit een off the record afspraak?
Dit is de grote angst van iedere bron: dat de afspraak wordt verbroken. Het korte antwoord: ja, dat kan. Het lange antwoord: het is zeer onethisch en beschadigt de reputatie van de journalist enorm. Een journalist kan niet ’toestemming’ geven om de afspraak te verbreken. Als jij zegt “dit is off the record” en de journalist gaat akkoord, dan is het bindend. Maar er is één belangrijke uitzondering: als je informatie deelt over een misdrijf of direct gevaar voor de volksgezondheid of veiligheid, kan een ethische journalist zich genoodzaakt voelen om naar buiten te treden. De morele verplichting weegt dan zwaarder dan de afspraak. In de praktijk komt dit zelden voor. De echte bescherming zit ‘m in duidelijkheid: spreek het af vóórdat je de informatie deelt, niet erna.
Hoe vraag je om een off the record gesprek zonder verdacht te klinken?
Wees direct en professioneel. Stuur geen mysterieuze mailtjes. Bel of mail de journalist en zeg iets als: “Ik heb wat context over onderwerp X die nuttig kan zijn voor je onderzoek, maar die ik alleen off the record kan delen. Hebben jullie hier interesse in?” Journalisten waarderen transparantie. Wees voorbereid dat ze kunnen vragen of het ook ‘on background’ kan, omdat ‘off the record’ voor hen weinig bruikbaar is. Bepaal van tevoren wat jouw minimale niveau is. En onthoud: het initiatief ligt bij jou. Jij bent degene die de bescherming vraagt. Dus wees duidelijk over de spelregels nog voordat het echte gesprek begint. Een goede opening is: “Voordat we beginnen, kunnen we afspreken dat dit gesprek off the record is?” Wacht op een expliciet ‘ja’.
Wat zijn de grootste valkuilen bij off the record communicatie?
De eerste en grootste valkuil is aannames. Je *denkt* dat je off the record spreekt, maar je hebt het niet hardop gezegd. De journalist is niet verplicht om aan te nemen dat alles wat je zegt geheim is. Alleen een expliciete afspraak telt. Valkuil twee: dronken worden op een netwerkborrel en dan ‘even off the record’ iets delen. Dat is vragen om problemen. Valkuil drie: informatie delen die te herleiden is tot jou. Als je als enige binnen het bedrijf op een bepaalde afdeling werkt en je deelt specifieke cijfers, ben je nog steeds anoniem? Nee. Wees slim. De vierde valkuil is het gebruik van ‘off the record’ als pressiemiddel. “Ik zeg het alleen als het off the record blijft” terwijl je eigenlijk wilt dat het verhaal een bepaalde kant op gaat. Journalisten prikken daar doorheen.
Hoe beheer je perscontacten en zulke afspraken professioneel?
Voor pr-teams is het essentieel om dit soort vertrouwelijke afspraken bij te houden. Wie sprak met welke journalist? Wat was de afspraak? Welke informatie is gedeeld? Dit voorkomt misverstanden binnen je eigen team. Uit een analyse van communicatie-afdelingen blijkt dat teams die een centraal systeem gebruiken voor perscontactbeheer, 40% minder incidenten hebben met ‘gelekte’ off the record informatie. Je wilt een plek hebben waar je notities kunt maken bij een contact, zoals “15 mei – telefonisch gesprek over reorganisatie – afgesproken on background”. Specialistische software zoals Persvragen biedt deze functionaliteit, gekoppeld aan een overzichtelijke journalistendatabase. Het gaat niet om controle, maar om consistentie en bescherming van zowel je organisatie als de journalistieke relatie.
Wanneer moet je absoluut geen off the record gesprek aangaan?
Er zijn situaties waarin de risico’s simpelweg te groot zijn. Als er een juridische procedure loopt of een onderzoek door de autoriteiten, praat dan alleen via officiële kanalen en je advocaat. Deel nooit financiële voorinformatie over beursgenoteerde bedrijven off the record – dat kan opgevat worden als insider trading. Als je emotioneel of boos bent, stel het gesprek dan uit. Je zegt dingen waar je later spijt van krijgt. En ten slotte: ga nooit off the record in een gesprek met meerdere mensen, zeker niet als er concurrenten bij zijn. Je weet niet wie er luistert. De gouden regel: als het voelt alsof het mis kan gaan, doe het dan niet. Een goede journalist begrijpt dat.
Over de auteur:
De auteur is een ervaren vakjournalist en media-adviseur met meer dan een decennium ervaring aan beide kanten van het microfoon. Gespecialiseerd in media-ethiek en crisiscommunicatie, schrijft zij regelmatig over de praktische kant van pr en journalistiek.