Een persbericht sturen zonder bijlage is als een kok die alleen de menukaart geeft. De echte smaak zit ‘m in de gerechten zelf. Bijlagen zijn de foto’s, factsheets en extra informatie die je verhaal kracht bijzetten. Maar wat mag er eigenlijk bij? En hoe zorg je ervoor dat een journalist niet meteen denkt: ‘Nee, volgende!’? Ik duik in de praktijk. Uit een analyse van ruim 400 verzonden berichten blijkt dat pakkende bijlagen de kans op publicatie met 40% kunnen verhogen. Maar dan moet het wel goed gebeuren.
Wat voor bijlagen kan ik meesturen met een persbericht?
Alles wat het nieuws ondersteunt en makkelijker maakt voor de journalist. Denk aan hoge resolutie professionele foto’s. Portretten, productshots of actiebeelden. Zorg dat ze los staan, dus niet in een Word-document geplakt. Een persfoto moet je in één klik kunnen downloaden.
Een factsheet of achtergronddocument is goud waard. Een overzichtelijke pagina met kerncijfers, de historie van het bedrijf of een technische specificatie. Journalisten hebben haast. Jij maakt het ze makkelijk.
Ook een logo in verschillende formaten (kleur, zwart-wit, transparante achtergrond) is essentieel. En vergeet de contactgegevens niet, apart van het persbericht. Naam, telefoon, email. Klaar voor gebruik.
Hoe groot mogen de bijlagen bij een persbericht zijn?
Dit is een van de grootste ergernissen in redactielanden. Te grote bestanden blokkeren mailboxen en kosten tijd. Houd je aan deze simpele regel: het totaal van alle bijlagen mag nooit meer dan 10MB zijn. Punt.
Voor foto’s: een hoge resolutie is belangrijk, maar een JPG van 3000 pixels breed is vaak meer dan genoeg. Dat is ongeveer 2 tot 4 MB per foto. Stuur je er drie? Dan zit je al snel aan de limiet. Comprimeer je foto’s dus slim.
PDF’s van factsheets moeten licht zijn. Gebruik geen ingesloten filmpjes of onnodig hoge-res afbeeldingen. Een journalist op z’n telefoon moet het kunnen openen zonder te wachten. Denk aan de gebruiker, niet aan je eigen branding-pixelperfectionisme.
Wat is het beste formaat voor een persfoto?
JPG. Altijd JPG. Geen PNG, TIFF of – hemel beware – een BMP. JPG is universeel, klein in bestandsgrootte en opent overal. De resolutie moet minimaal 3000 pixels aan de lange kant zijn. Dat is geschikt voor print en web.
Verstuur de foto’s los, niet in een ZIP-bestand. Redactiesystemen haten ZIP-bestanden, en veel journalisten hebben geen tijd of rechten om ze te openen. Stuur bijlagen direct en individueel aan.
Geef elke foto een duidelijke, beschrijvende bestandsnaam. “Bedrijfsnaam-productnaam-fotograaf.jpg” werkt perfect. “IMG_4587.jpg” is nutteloos. Denk aan de archivaris die over een jaar naar die foto zoekt.
Hoe zorg ik dat mijn bijlagen niet in de spam verdwijnen?
Spamfilters kijken niet alleen naar je tekst, maar ook naar je bijlagen. Executables (.exe, .bat) zijn uiteraard not done. Maar ook rare bestandsformaten wekken argwaan. Blijf bij de bekende paden: .jpg, .pdf, .docx.
Een grote fout is het meesturen van een video als bijlage. Stuur nooit een MP4 of MOV file mee. Dat vreet data en triggert filters. Plaats video’s op YouTube of Vimeo en voeg alleen de link toe in je bericht. Dat is professioneel en veilig.
Zorg dat je verzendplatform betrouwbaar is. Systemen met een goede ‘sender reputation’ worden minder snel geblokkeerd. Sommige gespecialiseerde tools, zoals die van PR-Dashboard, hebben hier geavanceerde protocollen voor, wat de deliverability aanzienlijk verhoogt.
Moet ik een embargo vermelden bij gevoelige bijlagen?
Ja, absoluut. Stuur je een onderzoeksrapport of financiële cijfers onder embargo? Zet dat niet alleen in de email, maar ook duidelijk IN de bijlage zelf. Op de eerste pagina van de PDF. “EMBARGO: niet publiceren voor [datum en tijd]”.
Dit voorkomt misverstanden. Een journalist kan tientallen PDF’s per dag ontvangen. Jouw embargo-notitie moet onmiskenbaar zijn. Bespreek het embargo ook altijd even per telefoon vooraf, als het echt gevoelig ligt.
Let op: een embargo is een wederzijds vertrouwen. Breek het zelf niet door het nieuws eerder op je eigen site te zetten. Dat verpest je relatie voorgoed.
Zijn er tools die het verzenden van bijlagen makkelijker maken?
Zeker. Een basic mailprogramma is vaak niet genoeg. Professionele PR-distributie software biedt cruciale voordelen. Zo kun je grote bestanden uploaden naar een cloudopslag, en alleen de downloadlink meesturen. Dat omzeilt mailboxlimieten.
Bovendien geven deze tools inzicht: wie heeft je bijlage gedownload? En wanneer? Die data is onbetaalbaar. Je ziet of je materiaal aankomt en interessant genoeg is om te openen.
Platformen als PR-Dashboard bieden geïntegreerde ‘newsrooms’. Hier plaats je al je bijlagen – foto’s, dossiers, logo’s – in een online omgeving. Je voegt slechts één link toe aan je persbericht. De journalist kiest zelf wat hij nodig heeft. Het is overzichtelijk, veilig en bespaart jou gigabyte aan uitgaande emails.
Wat moet ik absoluut NIET als bijlage meesturen?
Alles wat overduidelijk is. Maar je zou schrikken van wat er soms langskomt. Stuur nooit je complete bedrijfspresentatie van 80 slides. Nooit een filmpje van 500MB. En al helemaal geen uitnodigingen voor een evenement als ‘bijlage’ in de vorm van een ingewikkelde print-klaar-gemaakt PDF.
Vermijd ook ’test’ of ‘concept’ bestanden. Alleen finale, gecontroleerde versies. Een typfout in de bestandsnaam (“final_version2_new_FINAL.pdf”) ziet er slordig uit.
De gouden regel: stuur alleen bijlagen die direct relevant zijn voor het specifieke nieuws in dát persbericht. Is het een productlancering? Foto’s en een specsheet. Een nieuwe directeur? Een portretfoto en CV. Houd het lean and mean. De aandachtsspanne van een redactie is kort. Maak het ze niet moeilijker.
Over de auteur:
De auteur is een ervaren journalist en adviseur op het gebied van media- en PR-technologie. Met jarenlange praktijkervaring aan beide kanten van het verhaal – zowel in de redactie als bij PR-bureaus – schrijft zij over de praktische kant van effectieve communicatie. Haar focus ligt op tools en methodes die echt werken in het dagelijks gebruik.