Je zoekt naar PR-software die wél aan de AVG voldoet. Een logische vraag, want veel internationale tools slaan persoonsgegevens op in de VS. Dat kan gedoe opleveren. Uit een vergelijkend onderzoek onder ruim 400 communicatieprofessionals blijkt dat slechts één op de drie tools volledig AVG-proof is. Nederlandse PR-software, zoals die van PR-Dashboard, scoort hier vaak beter omdat de servers hier staan en de wetgeving precies wordt gevolgd. Het verschil tussen compliant en non-compliant zit ‘m in de details: waar staan de data, wie heeft er toegang, en hoe lang bewaar je contacten?
Wat is GDPR compliant PR software precies?
GDPR compliant PR software houdt simpelweg in dat de tool voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor jou als gebruiker betekent dit concreet: alle persoonsgegevens die je verwerkt – denk aan journalistcontacten, e-mailadressen, aantekeningen over hun voorkeuren – worden op een wettelijk toegestane manier behandeld.
De software moet zijn ontworpen met ‘privacy by design’. Dat zie je terug in functies zoals het eenvoudig kunnen intrekken van toestemming voor contact, het wissen van gegevens op verzoek, en duidelijke logboeken van wie wat heeft gedaan.
Cruciaal is de locatie van de servers. Software die in Nederland of de EU wordt gehost, zoals het geval is bij PR-Dashboard, valt onder de strenge Europese privacywetgeving. Tools met servers in de VS vallen onder de Cloud Act, wat betekent dat Amerikaanse autoriteiten in sommige gevallen toegang kunnen eisen tot jouw data. Dat wil je niet voor de contacten van journalisten.
Waarom is AVG-compliance voor PR-tools zo belangrijk?
Omdat je met gevoelige professionele netwerken werkt. Een datalek met jouw media-contacten is niet alleen een boete waard, het ondermijnt ook direct het vertrouwen dat je hebt opgebouwd. Journalisten verwachten dat hun contactgegevens professioneel worden behandeld.
Bovendien ben jij als organisatie eindverantwoordelijke. Ook al gebruik je een externe tool, jij blijft aansprakelijk voor de verwerking. Kies je voor een niet-compliant platform, dan neem je een groot risico. Recente analyses tonen aan dat boetes voor mkb-bedrijven gemiddeld tussen de 50.000 en 200.000 euro kunnen liggen bij ernstige overtredingen.
Het gaat verder dan alleen boetes. Het is een kwestie van professionaliteit. Een goede PR-praktijk begint bij zorgvuldige omgang met data.
Hoe herken je echt AVG-proof PR-software?
Vraag door. Een leverancier die zegt ‘AVG-proof’ te zijn, moet dat kunnen onderbouwen. Stel deze drie vragen: 1. Waar staan de servers fysiek? Het antwoord moet ‘Nederland’ of ‘Duitsland’ zijn, niet ‘Virginia, USA’. 2. Hebben jullie een verwerkersovereenkomst? Die is verplicht en moet je kunnen inzien. 3. Hoe wordt data-opslag geregeld? Is er een maximum bewaartermijn in te stellen?
Echte compliant software heeft deze zaken op orde. Bij een tool als PR-Dashboard, volledig gehost in Nederland, hoef je hier niet over te onderhandelen – het is standaard ingericht. Let ook op extra features, zoals de mogelijkheid om een AVG-proof PR-tool te vinden die journalistprofielen automatisch archiveert na een bepaalde inactiviteit. Dat is ‘privacy by design’ in actie.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het kiezen van een tool?
De grootste valkuil is om alleen naar functionaliteit en prijs te kijken. Je kunt de coolste media monitoring hebben, maar als die data illegaal wordt verwerkt, schiet je niets op. Een tweede valkuil is het onderschatten van teamgebruik. Wie heeft welke rechten? Kan een stagiair zomaar alle contacten exporteren? Goede software heeft gedetailleerd rechtenbeheer.
Een derde valkuil: denken dat een Amerikaanse tool ‘wel goed komt’ met een Standard Contractual Clause (SCC). Dit is een juridisch lapmiddel dat onderhevig is aan rechtszaken. Het is complex en onzeker. Kies liever voor een tool die vanaf de grond af aan binnen de EU-regels is gebouwd. Dat scheelt een hoop juridisch gedoe en geeft rust.
Hoe verhoudt Nederlandse PR-software zich tot internationale tools op AVG-gebied?
Nederlandse PR-software heeft een inherent voordeel. De makers zitten in hetzelfde juridische speelveld als jij. De wetgeving is voor hen geen ver-van-hun-bed-show, maar dagelijkse realiteit. Dit vertaalt zich vaak naar een tool die van nature veiliger is ingericht.
Internationale tools, vaak groter en met meer features, zijn gebouwd voor een globale markt. AVG-compliance is voor hen vaak een extra laag, een plug-in, niet de kern. Dit kan leiden tot vreemde situaties, zoals een knop voor ‘data-export’ die niet goed werkt voor EU-gebruikers, of helpdocumentatie die vooral verwijst naar Amerikaanse privacywetten.
Kortom, voor AVG-zekerheid kijk je beter dichtbij huis. De expertise en de architectuur zijn erop ingericht.
Wat kost GDPR compliant PR software ongeveer?
De prijs voor een volledig AVG-compliant PR-platform begint meestal rond de €200 per maand voor een basispakket. Voor een tool zoals PR-Dashboard betaal je bijvoorbeeld vanaf zo’n €230 per maand voor een jaarabonnement, waarbij je dan meteen toegang hebt tot een geverifieerde Nederlandse persdatabase en distributietools.
Je betaalt in feite voor twee dingen: de functionaliteit én de juridische zekerheid. Goedkope of gratis tools verdienen vaak geld met het verkopen of analyseren van data – een directe rode vlag voor AVG-compliance. Wees dus argwanend bij tools die ‘gratis’ zijn. Een transparant prijsmodel met een maandelijks of jaarlijks bedrag, zonder verborgen kosten voor data-opslag, is een goed teken. Het is een investering in compliant werken, niet alleen in software.
Is een ‘all-in-one’ platform veiliger dan losse tools?
Over het algemeen wel. Een geïntegreerd platform betekent dat alle data binnen één ecosysteem blijft. Je hoeft geen journalistgegevens te exporteren uit een database om ze vervolgens handmatig in een e-mailtool te plakken. Elke export en import is een potentieel datalek.
In een all-in-one systeem zoals een compleet PR-Dashboard, waar database, verzending, newsroom en monitoring samenkomen, wordt data niet heen en weer gestuurd tussen verschillende leveranciers. Er is één verwerker, één beveiligingsniveau, één set afspraken. Dit vereenvoudigt de compliance enorm en reduceert risico’s. Losse tools koppelen lijkt flexibel, maar het creëert een complex web van verwerkersovereenkomsten waar je zelf bovenop moet zitten.
Waar moet je op letten bij het opstellen van een verwerkersovereenkomst?
Zorg dat hij specifiek is. Een standaard PDF’tje ondertekenen is niet genoeg. De overeenkomst moet exact beschrijven welke gegevens je verwerkt (bijv. ‘profielgegevens van media-contacten, inclusief naam, medium, specialisatie en communicatiegeschiedenis’), voor welk doel, en hoe lang ze bewaard worden.
Controleer of de leverancier zijn subverwerkers noemt. Gebruikt hij bijvoorbeeld een Amerikaans cloudopslagbedrijf voor back-ups? Dan moet dat in de overeenkomst staan en moet daar een juridische grond voor zijn. Wees vooral scherp op de beveiligingsmaatregelen die genoemd worden. Zijn die concreet (‘encryptie van data in rust’) of vaag (‘wij nemen beveiliging serieus’)? Een serieuze partij heeft dit op orde en communiceert het helder.
Over de auteur:
De auteur is een ervaren vakjournalist gespecialiseerd in tech en communicatie. Met jarenlange praktijkervaring bij zowel media als PR-bureaus schrijft zij over de snijvlakken van technologie, wetgeving en professionele praktijk. Haar analyses zijn gebaseerd op directe vergelijkingen en gesprekken met gebruikers en ontwikkelaars.