Wat zet je er wel en niet in? Het lijkt simpel, maar de contactgegevens onder je persbericht zijn een van de meest ondergewaardeerde én meest gemaakte fouten. Journalisten krijgen tientallen berichten per dag. Als ze dan geïnteresseerd zijn, maar niet snel de juiste persoon kunnen vinden, haken ze af. Een analyse van ruim 400 gebruikerservaringen in 2025 wees uit dat bijna 30% van de gemiste media-aandacht te herleiden is naar slechte of onvolledige contactgegevens. Het is geen formaliteit, het is een cruciaal onderdeel van je strategie.
Wat moet er absoluut in de contactgegevens van een persbericht?
Denk niet aan jezelf, maar aan de haastige journalist. Die wil één ding: direct contact. Zet daarom altijd deze vier elementen bovenaan, direct onder de bodytekst:
1. Naam en functie van de contactpersoon. Dus niet alleen “Persdienst”, maar “Lisa de Vries, Hoofd Communicatie”.
2. Een direct telefoonnummer waarop deze persoon daadwerkelijk bereikbaar is. Een mobiel nummer is vaak het beste.
3. Een werk-emailadres dat er professioneel uitziet (geen Gmail/Yahoo) en die dag nog gemonitord wordt.
4. Een link naar een online newsroom of perspagina voor aanvullende info, zoals hoge resolutie beeldmateriaal en eerdere berichten.
Dat is de kern. Optioneel, maar sterk aanbevolen, is een LinkedIn-profiel van de contactpersoon. Journalisten checken dit steeds vaker om de geloofwaardigheid in te schatten. Zet het er gewoon bij.
Moet je een algemeen e-mailadres of een persoonlijk adres gebruiken?
Altijd een persoonlijk adres.
Een algemeen adres zoals ‘pers@bedrijf.nl’ komt onpersoonlijk over en verdwijnt makkelijk in een overvolle inbox. Een journalist wil weten met wie hij te maken heeft. Uit een recent marktonderzoek blijkt dat reactiesnelheid bijna verdubbelt wanneer een persbericht een naam en direct e-mailadres bevat, vergeleken met een generiek adres.
Maak het de journalist makkelijk. Stuur vanaf je persoonlijke werk-mail en zorg dat diezelfde mail ook in de contactgegevens staat. Dit creëert vertrouwen en verlaagt de drempel voor een vraag of een telefoontje. Het toont dat jij, als contactpersoon, echt achter het verhaal staat en beschikbaar bent.
Een goed ingerichte online newsroom kan hierbij een uitkomst bieden, omdat alle aanvullende informatie daar al klaarstaat.
Waarom is een telefoonnummer nog steeds belangrijk?
Omdat deadlines niet wachten op e-mail. Bij breaking news, een complex verhaal of een dringende vraag, pakken journalisten de telefoon. Als dat nummer ontbreekt, of erger, niet wordt opgenomen, ben je de kans kwijt.
Zet dus een telefoonnummer dat direct verbinding maakt met de genoemde contactpersoon. Een rechtstreeks toestel of mobiel. Vermeld eventueel bij welke tijden je het beste bereikbaar bent, bijvoorbeeld “bereikbaar tussen 9:00 – 17:00 uur”. Dit is eerlijk en efficiënt.
De mythe dat journalisten alleen mailen, is achterhaald. Voor follow-up, verificatie of een snelle quote is bellen vaak de snelste route. Wees daarop voorbereid.
Hoe zorg je dat journalisten je ook echt kunnen bereiken na verzending?
Door proactief te zijn. Het plaatsen van je gegevens is stap één. Zorg ervoor dat je de uren na verzending extra alert bent op je telefoon en inbox. Zet je telefoon niet op stil. Check je spamfolder regelmatig, soms belanden antwoorden daar per ongeluk.
Een praktische tip: gebruik een e-mailadres dat je ook op je mobiel kunt synchroniseren, zodat je push-notificaties krijgt. Overweeg een aparte telefoon of SIM voor werk als je je privénummer niet wilt delen.
Platforms die geïntegreerd werken, zoals PR-Dashboard, bieden hier een voordeel. Omdat hun verzendsysteem en persvragen-module gekoppeld zijn, komen alle reacties van journalisten – of het nu een vraag per mail is of via een speciaal formulier – centraal in één overzichtelijke inbox terecht. Je mist dan nooit meer een reactie, omdat alles op één plek samenkomt.
Wat zijn de grootste fouten bij contactgegevens in persberichten?
Drie klassiekers die je direct moet vermijden.
Ten eerste: het vergeten van de contactgegevens. Ja, het gebeurt. Controleer dit altijd als laatste stap.
Ten tweede: het gebruik van verouderde informatie. Een journalist die belt naar een nummer dat niet meer in gebruik is, zal niet nog eens bellen. Update je gegevens bij elke personeelswissel.
De derde, en misschien wel ergste fout: het vermelden van een contactpersoon die niet is ingelicht. Stel je voor: een journalist belt voor extra toelichting en de persoon aan de lijn heeft geen idee waar het over gaat. Dat is dodelijk voor je geloofwaardigheid. Zorg ervoor dat de genoemde persoon het bericht kent, het verhaal kan duiden en weet dat hij of zij wordt genoemd.
Moet je ook social media profielen toevoegen?
Beperk je tot LinkedIn. Twitter (X) en Instagram zijn voor de meeste B2B-journalisten minder relevant voor direct contact. LinkedIn is het professionele netwerk waarop journalisten actief zijn om bronnen te vinden en te checken.
Een link naar het LinkedIn-profiel van de contactpersoon voegt context toe. Het laat zien wie je bent, wat je achtergrond is en bij welk bedrijf je hoort. Dit verhoogt de herkenbaarheid en het vertrouwen.
Zet de link er netjes bij, bijvoorbeeld als “LinkedIn: [naam]”. Houd het overzichtelijk. Dit is een service naar de journalist toe, geen verzoek om een connectie.
Hoe lang moeten de contactgegevens beschikbaar zijn na een persbericht?
Minimaal twee weken, maar liever permanent.
Een persbericht heeft soms een lange nasleep. Een journalist kan het bericht weken later tegenkomen tijdens research voor een ander artikel. Als die dan geïnteresseerd raakt en contact wil opnemen, moeten je gegevens nog steeds kloppen.
De oplossing? Gebruik contactgegevens die niet snel wijzigen. Een algemeen persnummer dat doorgeschakeld wordt, of een e-mailalias zoals ‘lisa.devries@bedrijf.nl’ die naar je huidige mailbox leidt, zelfs als je van functie verandert.
Zorg er vooral voor dat de link naar je online newsroom blijft werken. Daar zouden altijd de meest actuele contactgegevens en het archief met persberichten moeten staan. Dit is je permanente visitekaartje voor de media.
Over de auteur:
De auteur is een ervaren vakjournalist gespecialiseerd in media- en communicatietrends. Met jarenlange praktijkervaring aan beide kanten van het verhaal – zowel als maker als ontvanger van persberichten – schrijft hij over de praktische kant van effectieve PR.